Todo gestor ou colaborador que já teve que planejar uma viagem corporativa sabe que muitas questões devem ser levadas em consideração. Uma alternativa é contar com o sistema de selfbooking, ferramenta de assistência no planejamento e na estruturação de viagens corporativas.
Não sabe do que se trata? Então continue a leitura para saber quais vantagens essa ferramenta pode oferecer para sua empresa!
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O que é selfbooking
O selfbooking nada mais é que uma ferramenta digital que permite agregar em um só lugar todos os processos referentes ao planejamento de uma viagem corporativa. Assim, reservas de voos, hospedagem, aluguel de carros e muitas outras questões referentes aos deslocamentos a trabalho passam a ser resolvidas por meio do sistema — muitas vezes, inclusive, pelo próprio colaborador que vai viajar. Além disso, ainda é possível personalizar a ferramenta, agregando informações referentes à política de viagens corporativas da companhia.
Essa customização possibilita dar um melhor direcionamento para as buscas por preços, por exemplo, garantindo que as regras estabelecidas pela empresa sejam respeitadas.
Como funciona o Selfbooking?
O Selfbooking funciona da seguinte forma: o funcionário acessa a plataforma, insere as datas e destinos da viagem, visualiza as opções disponíveis, compara preços e escolhe a melhor alternativa.
Após a reserva, o sistema encaminha as informações para a aprovação da empresa, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas. Isso proporciona mais autonomia aos colaboradores e otimiza o processo de gestão de viagens corporativas.
Qual a vantagem de ter um sistema de selfbooking?
Por ainda não ser uma prática muito usual no Brasil, em algumas empresas, alguns gestores não têm ainda conhecimento das vantagens que a adesão a esse sistema pode trazer para sua gestão. Confira quais são as principais:
Redução de custo e tempo são algumas das vantagens de ter um sistema de selfbooking
Redução de custos
É isso mesmo: o uso de uma ferramenta de selfbooking influencia diretamente na redução de custos da empresa.
O sistema pode ser configurado para buscar sempre os melhores preços, de acordo com as exigências da política de viagens do negócio. Além disso, como os próprios colaboradores podem planejar seus deslocamentos, sempre com fluxo de aprovação das despesas, exclui-se a necessidade da atuação de intermediários ou da contratação de um profissional exclusivamente para esse fim, o que acaba barateando o processo.
Economia de tempo
No mundo corporativo, frente a tantas demandas que merecem atenção e cuidado, a boa gestão de tempo é simplesmente imprescindível, certo?
Nesse cenário, o sistema de selfbooking surge como uma ferramenta poderosa quando o assunto é economizar tempo dos colaboradores. Como todas as questões referentes ao planejamento da viagem estão em um só lugar, não é necessário gastar horas acessando diversos sites em busca das melhores opções.
Nível de autonomia
Como o selfbooking não exige intermediários dentro da empresa, é possível gerar autonomia para gerenciar as reservas da maneira que for mais conveniente e adequada. Os próprios colaboradores, desde que em acordo com seus gestores, podem decidir quando e como planejar a viagem.
Quantidade de opções
Ao reunir tudo o que o viajante precisa em um só espaço, torna-se possível fazer uma comparação bem mais aprofundada das opções disponíveis — seja de ofertas de voos, quartos de hotéis ou modelos de automóveis para locação.
Assim, fica muito mais fácil estudar o custo-benefício de cada alternativa, analisar cotações e enviar solicitações e perguntas para as empresas fornecedoras. O resultado vem em forma de escolhas muito mais conscientes, alinhadas à política de viagens e ao orçamento destinado aos deslocamentos corporativos.
Aumento de produtividade
A possibilidade de planejar todos os detalhes de uma viagem corporativa em um só lugar, de maneira rápida e precisa, obviamente traz impactos extremamente significativos para o nível de produtividade dos colaboradores.
Não por acaso, os sistemas de selfbooking são as plataformas que mais geram aumento de produtividade em solicitações de viagens corporativas atualmente.
Precisão nos relatórios
Sistemas de selfbooking trazem consigo ferramentas que possibilitam a geração de relatórios de viagens precisos, transformando dados e indicadores quase impossíveis de serem analisados em outro contexto em informações realmente relevantes, de maneira automática e rápida.
Alinhamento à política
Antes de passar a usar o selfbooking para a gestão de suas viagens, todas as informações contidas na política de viagens da empresa devem ser inseridas no sistema. Neste momento, a agência de viagens tem um papel fundamental, pois oferece o suporte necessário para indicar as melhores práticas do mercado e faz a parametrização da ferramenta no sistema.
Estipulação de prazos para pedidos de deslocamento, orçamento disponível para esse fim, classes de voos e nível de qualidade de hotéis autorizados para cada tipo de viagem, entre muitos outros detalhes.
O cadastro desse conjunto de informações permite que o sistema apresente sempre as melhores opções, de acordo com o que foi definido.Na prática, aliás, o sistema impede que a política de viagens seja quebrada, pois não permite reservas fora do padrão estipulado.
Leia também o post: Bilhetes não voados – Como fazer o controle de viagens empresariais
Como implementar o selfbooking na empresa?
Agora que você já conhece as principais vantagens que um sistema de selfbooking pode trazer para sua empresa, deve estar se perguntando como é possível implementá-lo, não é mesmo? Saiba que é muito mais simples e fácil do que você imagina!
Para isso, basta entrar em contato com uma agência de viagens corporativas e solicitar a contratação do serviço. A agência se torna, então, a responsável por oferecer e gerenciar o sistema, de acordo com as demandas específicas da sua empresa.
Ela também deve oferecer suporte e treinamento para que todos os colaboradores que viajam a trabalho por sua companhia saibam usar a ferramenta de maneira correta.
O que considerar antes de contratar o sistema de Selfbooking?
Ao optar por um sistema de selfbooking, é fundamental considerar diversos aspectos para garantir uma escolha alinhada às necessidades e objetivos da empresa. Abaixo listamos os principais fatores. Confira:
Usabilidade e Interface Intuitiva
Ao escolher um sistema de selfbooking, é essencial priorizar a usabilidade e a intuitividade da interface. A eficácia do selfbooking depende da facilidade com que os usuários conseguem navegar e utilizar as funcionalidades do sistema.
Uma interface amigável não apenas agiliza o processo de reserva, mas também contribui para a aceitação e adoção generalizada pelos colaboradores.
Integração com Outros Sistemas
A integração do sistema com outras plataformas empresariais, como folha de pagamento e gestão de despesas, é um fator crucial a ser considerado.
A capacidade de compartilhar dados de forma eficiente entre diferentes sistemas garante uma experiência mais integrada e reduz a possibilidade de erros manuais, proporcionando uma visão mais abrangente das atividades corporativas.
Conformidade com Políticas Corporativas
A capacidade de personalizar o sistema de acordo com as diretrizes internas, controlar orçamentos e gerar relatórios precisos são características fundamentais para garantir que o programa esteja alinhado com as metas e normas da organização.
Segurança e Proteção de Dados
A segurança da informação é um ponto crítico ao escolher um sistema de selfbooking. Certificar-se de que o sistema oferece proteção adequada para dados sensíveis, além de cumprir as regulamentações de privacidade, é essencial.
Uma robusta política de segurança assegura a confidencialidade e integridade das informações, evitando riscos potenciais de violações de dados.
Adaptabilidade e Flexibilidade:
A capacidade do sistema de selfbooking em se adaptar às mudanças constantes do ambiente corporativo é vital para sua longevidade. A flexibilidade para ajustar configurações, incorporar novas funcionalidades e lidar com evoluções nas políticas da empresa assegura que a solução permaneça relevante e eficiente ao longo do tempo, acompanhando o crescimento e transformações organizacionais.
Viu só como o selfbooking pode tornar a gestão de viagens em sua empresa muito mais eficiente, ágil e simples? Se seu negócio ainda não conta com esse tipo de serviço, é hora de pensar a respeito! Acredite: adotar a ferramenta garantirá excelência, economia e produtividade nos próximos deslocamentos corporativos da organização!Entre em contato com a Copastur para saber mais sobre essa ferramenta e as soluções em viagens corporativas que ela oferece!
