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Para evitar prejuízo em viagens corporativas e garantir a produtividade dos colaboradores, a empresa deve oferecer uma estrutura que favoreça o trabalho remoto. Também é importante fazer um controle de horas trabalhadas pelos funcionários e ficar de olho nas diferenças de fuso horário no destino, quando houver.
Mas como garantir a produtividade dos colaboradores durante a viagem a trabalho? Que ferramentas podem ser usadas para aperfeiçoar os processos? Descubra tudo no nosso post de hoje!
Que estrutura a empresa deve oferecer para o trabalho remoto?
Para garantir o bom desempenho do colaborador durante o trabalho remoto, a empresa precisa disponibilizar algumas ferramentas essenciais para o pleno desenvolvimento das atividades. Veja algumas sugestões!
Internet de qualidade
Atualmente, é quase impossível trabalhar sem acesso à internet, certo? Por isso, é importante verificar a qualidade da conexão da rede do hotel antes de fazer uma reserva.
Alguns locais, inclusive, oferecem espaços específicos para facilitar o trabalho remoto. Dessa forma, o colaborador consegue dar andamento a suas tarefas naqueles momentos que antecedem reuniões ou eventos, por exemplo. Outra possibilidade é a reserva de espaços de coworking, que já disponibilizam toda a estrutura necessária para os funcionários.
Acesso a arquivos
Para favorecer a execução dos trabalhos, o negócio deve oferecer meios de acesso remoto aos documentos corporativos. Uma opção é disponibilizar os arquivos na nuvem e exigir nome de usuário e senha para o acesso. Esse é um método ágil, seguro e eficaz para o compartilhamento de informações.
Uma alternativa simples é disponibilizar os documentos no Google Drive, onde todos podem ter acesso facilmente. Nesse caso, basta entrar no e-mail para acessar as pastas compartilhadas.
Plataformas de interação
A tecnologia disponibiliza inúmeras ferramentas para a interação entre colaboradores que atuam em diferentes regiões. Entre os possíveis recursos estão o Skype e o Appear.in, que viabilizam conversas on-line, com ou sem vídeo, além de também possibilitarem o compartilhamento de arquivos e da própria tela — caso alguma situação precise ser exemplificada.
Ainda é possível usar o Trello para organizar as demandas de cada colaborador e monitorar as etapas desempenhadas em cada projeto. O Basecamp funciona de maneira parecida, permitindo a gestão de projetos, o compartilhamento de documentos e a troca de mensagens com a equipe.
Controle de horas
A empresa também precisa se prevenir quanto à cobrança de horas extras. Para tanto, pode usar ferramentas que possibilitam o controle da jornada durante o trabalho remoto ou até mesmo dentro da companhia.
Uma alternativa é o Toggl, aplicativo que permite criar gráficos para analisar as tarefas que demandam mais tempo e monitorar o total de horas trabalhadas. O Timesheets registra as horas de trabalho do funcionário, permite calcular as horas extras e emite relatórios. Dessa maneira, é possível acompanhar de pertinho a produtividade do colaborador.
Vale ressaltar que a empresa precisa ficar atenta quanto às diferenças de fuso horário para não cobrar expediente em momentos inadequados. Pense bem: enquanto o relógio no Brasil marca 16h, na Alemanha já são 21h. É fundamental, portanto, ficar de olho nessa questão!
O que o colaborador pode fazer para cumprir os objetivos durante a viagem?
O funcionário também tem responsabilidade durante a viagem corporativa, devendo se esforçar ao máximo para manter sua produtividade. Para isso, pode adotar alguns hábitos — como você vai ver a partir de agora!
Organizar a agenda
Antes do deslocamento, é fundamental montar uma agenda e detalhar as prioridades da viagem a negócios. Para isso, avalie o tempo necessário para desempenhar cada tarefa e crie notificações para os compromissos.
O ideal aqui é conferir os locais de cada reunião e tentar organizar a agenda de acordo com a distância, evitando deslocamentos longos demais e perda de tempo entre os encontros.
Se o colaborador tiver três reuniões na região sul de uma cidade e quatro na localização norte, por exemplo, pode marcar todos os encontros da primeira localidade em um mesmo dia. Isso torna a viagem mais produtiva e menos cansativa!
Aproveitar os traslados
O colaborador pode aproveitar o tempo entre traslados e durante os momentos de espera nos aeroportos para verificar e-mails, preparar apresentações e ler documentos da empresa para se atualizar. Essa é uma ótima maneira de deixar as tarefas simples em dia e aperfeiçoar a gestão do tempo durante a viagem.
Escolher transportes mais rápidos
Para evitar transtornos durante o deslocamento entre aeroporto e hotel, o funcionário pode usar transportes mais rápidos, como um serviço de táxi ou transporte corporativo. Assim, diminui a perda de tempo durante o trajeto, tem mais comodidade que no transporte público e evita se perder. Muitas vezes, aliás, o serviço já pode ser agendado antes mesmo de o colaborador iniciar a viagem pela empresa.
Atentar-se à pontualidade
Esse é um requisito essencial em uma viagem corporativa — principalmente quando realizada em países estrangeiros. Você sabia que os atrasos são considerados sinais de desrespeito com o outro em muitas culturas? Isso sem contar que prejudicam a produtividade do funcionário durante o trabalho remoto.
Para evitar constrangimentos e ineficiência, o ideal é fazer o deslocamento com antecedência para evitar imprevistos e se preparar para as reuniões. Também é importante evitar atrasos para chegar aos aeroportos. Lembre-se de que, geralmente, quanto mais próximo do horário do voo, maiores são as filas.
Ao chegar em cima da hora, portanto, corre-se o risco de não conseguir despachar a bagagem ou até mesmo de não entrar no avião! E esse descuido pode gerar prejuízos para a empresa. Para não ter que lidar com esse tipo de problema, o funcionário deve se programar para chegar com antecedência.
Adequar-se aos espaços
Para melhorar a produtividade do colaborador durante o trabalho executado em uma viagem corporativa, é fundamental escolher espaços adequados para que ele desempenhe as atividades.
Muitos hotéis oferecem áreas para reuniões, por exemplo, bem como muitas cidades possuem espaços de coworking que podem ser reservados com antecedência para uso tanto em reuniões como em atividades individuais. Essa medida ajuda a evitar o desgaste psicológico, ao mesmo tempo em que aumenta a concentração.
Prontinho. Agora você já sabe como garantir a produtividade da sua equipe durante o trabalho remoto. Se curtiu esse conteúdo, veja os outros artigos do blog da Copastur!
