As Travel Management Companies (TMCs) desempenham um papel essencial na otimização das viagens corporativas, pois oferecem soluções personalizadas que otimizam custos, garantem a conformidade com as políticas de viagens internas da empresa e proporcionam segurança aos viajantes.
Com uma TMC como parceira, as empresas não apenas melhoram a logística das viagens, mas também se beneficiam de consultorias estratégicas e melhores cotações, tornando o processo mais ágil e eficaz.
Neste post, iremos nos aprofundar no papel das TMCs, apontar a diferença entre elas e uma agência comum e os motivos para contar com uma como parceira. Continue a leitura!
O que é TMC (Travel Management Company)?
A TMC é a empresa que realiza a gestão das viagens corporativas de uma organização. Ao contrário do que muitos pensam, a TMC não é uma agência comum, já que vai além dos processos de uma viagem — como compra de passagens corporativas, reserva de hoteis e translado. Ela também analisa os seus aspectos estratégicos.
Ela também é responsável por aspectos fundamentais para que os gastos com viagens corporativas sejam sustentáveis, e o plano de negócios seja cumprido. Para atender a essa demanda, as TMCs oferecem uma série de serviços que são ofertados às empresas, como software de gestão de viagens, centralização de informações e geração de relatórios de viagem – rdv.
Resumindo, estão entre os serviços prestados por uma TMC:
- auxílio com reservas, seja de maneira offline ou por meio de alguma plataforma;
- monitoramento das viagens dos clientes;
- suporte 24 horas, 7 dias por semana, aos viajantes de uma equipe especializada;
- elaboração de relatórios para auxílio na melhoria das políticas de viagens corporativas dos clientes.
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Qual é a diferença entre uma travel management company e uma agência comum?
Por terem um papel mais estratégico, as travel management companies têm uma cartela de serviços bem diferente do que é ofertado ao grande público por uma agência de viagens. Um desses serviços é ajudar empresas com suas reservas mesmo offline, seja por meio de um time de profissionais dedicados a essa tarefa, seja com plataformas especializadas.
Para que os clientes tenham uma viagem eficiente e segura, as TMCs monitoram essas jornadas 24 horas por dia, de modo que possam oferecer suporte em tempo hábil. Para isso, elas contam com plataformas digitais especializadas e com equipes experientes, que compreendem as especificidades de uma jornada de negócios.
Com tantas informações coletadas, elas montam relatórios que ajudam empresas em suas políticas de transparência e monitoramento de gastos, bem como na mensuração dos indicadores de viagens sobre o desempenho da viagem.
Ou seja, as TMCs não cuidam apenas dos aspectos pragmáticos para que uma viagem aconteça, mas também dos estratégicos — importantes para a sustentabilidade financeira de uma companhia e para o cumprimento do plano de negócios.
Qual o papel da TMC com o viajante?
Para os viajantes, o trabalho da TMC se inicia antes mesmo do embarque. Com um serviço focado no bem-estar do viajante (duty of care), a empresa parceira está sempre atenta às necessidades especiais dos colaboradores. Por isso, adequações são feitas sempre que necessário para evitar problemas e constrangimentos durante a experiência.
É papel da TMC organizar e enviar ao colaborador todas as informações referentes à viagem. Normalmente, essa comunicação ocorre por meio de uma plataforma da própria empresa organizadora da viagem corporativa e pode ser visualizada tanto por gestores e gerentes, quanto pelos viajantes.
Além das reservas de hotel e do voo, as TMCs são responsáveis pela emissão de documentos. Isso é comum em casos de viagem corporativa internacional, em que muitas vezes é preciso apresentar alguma declaração ou até mesmo a necessidade de visto.
Durante a experiência de viagem, a atuação da TMC segue de extrema importância. Afinal, ninguém está livre de passar por alguma situação difícil durante sua estadia e trajeto, como cancelamento de voo. Para casos como esse, existe o suporte das TMCs que disponibilizam uma equipe especializada para atender, por meio de uma plataforma, os viajantes corporativos, sempre que necessário. Essa assistência transmite tranquilidade aos colaboradores.
Resumindo, para o viajante, o papel da TMC é garantir que tudo ocorra conforme planejado e mostrar que o colaborador está seguro e pode contar com o suporte de uma empresa autoridade no assunto. No fim das contas, segurança e tranquilidade são fundamentais para haver uma boa experiência de viagem corporativa.
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Qual o papel da TMC com a empresa contratante?
O principal papel da TMC para com as empresas é melhorar a gestão de viagens corporativas. Mas o que a agência faz para aperfeiçoar essa entrega? Primeiro de tudo, a TMC funciona como um parceiro da organização.
Como há uma relação de parceria, as TMCs, antes de iniciar a prestação de serviços, fazem um diagnóstico da empresa. É questionado se a empresa já trabalha com viagens corporativas para compreender como funciona o processo. Dessa forma, é possível identificar os principais problemas existentes com viagens corporativas no momento da contração da TMC.
Entendendo a necessidade da empresa, a agência faz uma proposta com uma série de serviços customizados para o seu caso. E o cliente também pode adicionar ou retirar demandas segundo a sua compreensão do seu negócio.
Por que contratar uma travel management company?
1. Apoio estratégico
O principal benefício das travel management companies é o apoio que elas fornecem para o gerenciamento estratégico das empresas em uma viagem corporativa. Afinal, com experiências acumuladas, as TMCs têm uma visão holística sobre a viagem, o que ajuda no planejamento e estudo dos serviços que serão necessários, bem como na negociação de preços e prazos.
Além da visão de longo prazo, as TMCs contam com uma rede de fornecedores que oferecem serviços e plataformas para o gerenciamento de informações e finanças, bem como o rastreamento das tarefas a serem cumpridas durante a jornada. Para empresas que buscam mais transparência em seus setores, bem como uma gestão mais horizontal de seus processos, esse é um aspecto essencial.
2. Não há taxas ou multas escondidas
Diferentemente de uma agência de viagens comum, que cobra taxas adicionais sem alertas prévios ou oculta riscos de advertências em notas de pé de página, uma travel management company se estrutura na transparência. Ou seja, você saberá exatamente quando a empresa cobrará a mais e o que é passível de multa ou não.
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3. Suporte em tempo hábil
Graças ao monitoramento 24h, 7 dias por semana, as TMCs conseguem oferecer suporte em tempo hábil, de modo que a sua viagem corporativa não seja prejudicada por imprevistos, como atrasos em voos, enganos na reserva do hotel ou do restaurante, etc..
Essas agências têm uma rede de apoio para oferecer suporte a qualquer hora, em qualquer lugar, de forma que seu colaborador possa contornar imprevistos com tranquilidade.
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4. Uso de passagens aéreas que seriam inutilizadas
Estima-se que 10% dos bilhetes aéreos que uma empresa adquire não sejam usados, o que, considerando os preços das passagens de avião, é uma taxa de desperdício alta. As travel management companies não só ajudam no melhor gerenciamento de recursos como também alertam quando há tickets não utilizados.
5. Auxílio na criação de uma política de viagens corporativas
Se a sua empresa ainda não tem uma política de viagens corporativas, a TMC pode apoiar nessa missão. Esse regulamento é que permite que as empresas alinhem seus posicionamentos nesse tipo de viagem com a cultura corporativa da empresa.
Além disso, é tão importante quanto: essas regras permitem que os colaboradores saibam como agir em cada situação, o que entra na conta da empresa ou não, entre outros aspectos. É bem verdade que a agência precisa fornecer suporte e gerenciamento, mas colaboradores com autonomia suficiente para decidir o que é melhor para a empresa fazem uma grande diferença para o sucesso dos negócios em novos horizontes.
6. Negociação de contratos
Como dissemos anteriormente, as travel management companies têm uma rede de fornecedores em diversos segmentos: hoteis, passagens aéreas, transporte terrestre, restaurantes, brindes, entre outros. Por gerenciarem as viagens corporativas de diversas empresas e terem parcerias de longo prazo, essas agências conseguem melhores condições de negociação.
Por isso, mesmo com as taxas cobradas pelo serviço, a sua empresa consegue fazer economia e ainda tem um diálogo melhor com a rede de parceiros que auxiliará o colaborador ao longo da viagem. A confiabilidade é melhor, o que traz impactos diretos na segurança do seu colaborador e dos seus negócios.
7. Bons serviços de seguro viagem
O seguro viagem é uma exigência para diversos destinos, o que fez com que esse mercado tivesse um grande crescimento. Contudo, o que muitas empresas não têm em mente é que, para viagens corporativas, há uma série de procedimentos diferentes.
Viajantes corporativos que usavam cartões virtuais estavam, automaticamente, segurados pelo seguro viagem corporativo. Hoje, o consultor ou a própria empresa precisa recorrer ao site do cartão e solicitar o seguro. As TMCs têm expertise para lidar com especificidades como essas e agilizar processos burocráticos, para que sua viagem corporativa flua bem.
Você deve contar uma travel management company quando deseja apoio estratégico para a sua viagem corporativa, otimizando recursos e proporcionando boas experiências para seus colaboradores, bem como para sua rede de stakeholders. Com uma cartela de produtos e serviços especializados, as TMCs se alinham aos objetivos de sua companhia para a viagem e para o seu budget, deixando seus gestores e colaboradores tranquilos para se preocupar exclusivamente em ter um bom desempenho!
Se você está em busca desse tipo de serviço, conheça a consultoria de viagens corporativa da Copastur. Nós teremos o prazer em ouvi-lo e entender como podemos ajudar a impulsionar os seus resultados!
