Ainda existe uma certa confusão sobre o conceito de viagem corporativa e sua diferença para a viagem de incentivo. A verdade é que, embora ambas aconteçam por iniciativa da empresa, o que as torna diferentes é sua função. Enquanto a primeira tem foco primordial na realização de eventos para trazer resultados ao negócio, a segunda é consequência desses resultados positivos.
Mesmo que os gestores entendam bem em que pontos essas iniciativas se assemelham e em que sentido se diferem, os colaboradores podem acabar confundindo seus propósitos. Para facilitar a vida de todos, trouxemos aqui algumas questões importantes sobre o tema. Acompanhe e tire agora mesmo suas dúvidas!
O que é uma viagem corporativa?
Sem rodeios, podemos dizer que a viagem corporativa é aquela feita a serviço. Nesse caso, o principal foco do funcionário em deslocamento é atender a uma ação previamente definida. Entre outras diversas possibilidades, uma viagem corporativa pode acontecer para:
- fechar um novo negócio;
- estreitar o relacionamento com um cliente estratégico;
- ampliar o alcance da empresa a novos mercados;
- treinar colaboradores de uma filial.
Por buscarem atingir um objetivo e contarem com um retorno previsto, é fundamental que as viagens corporativas tenham um budget previamente estabelecido. Ultrapassar esse limite pode comprometer os resultados esperados, uma vez que a viagem faz parte de um pacote de ações com um fim, que tem uma expectativa de retorno. Esse tipo de deslocamento é, portanto, um meio de se alcançar algo.
Imagine que você vem fazendo negociações com um prospect importante. Certamente tem uma perspectiva de quanto isso vai incrementar as receitas, o faturamento e a lucratividade da empresa. Quando calcula tudo isso, você leva em conta gastos com:
- material de apresentação;
- amostras de produtos ou serviços de teste;
- insumos para realizar o objetivo da negociação.
No entanto, se esse cálculo não levar em consideração gastos com deslocamento, combustível, hospedagem e alimentação em viagens e reuniões externas, uma boa parte dos custos vai ficar de fora. E acredite: esses itens podem sim ter um grande peso sobre o resultado final.
Por essas e outras, é importantíssimo definir um budget para as viagens corporativas que garanta o alcance do retorno sobre o investimento esperado para a operação e dê ao colaborador um norte para entender qual é seu teto de gastos. É intrínseco ao processo, portanto, que o funcionário preste contas tanto para devolver valores adiantados como para ser ressarcido por suas despesas a trabalho, se for o caso.
E o que é uma viagem de incentivo?
A viagem de incentivo é a outra ponta do processo: ela existe para motivar o time, premiando aqueles profissionais que alcançaram os resultados desejados. Diferentemente da viagem corporativa, o colaborador aqui não precisa prestar contas dos gastos realizados na viagem, pois a intenção é justamente proporcionar toda a infraestrutura para ele usufrua de uma premiação que mereceu.
Dependendo da política estabelecida, a empresa já disponibiliza hospedagem em lugar previamente escolhido, fecha passeios turísticos, negocia participação em cruzeiros, inclui despesas com alimentação e outras tantas possibilidades. Nesse contexto, o colaborador sabe claramente do que pode usufruir. Se ele quiser comprar souvenirs ou sair da programação estabelecida, até pode fazê-lo, desde que seja por conta própria.
Vale lembrar que o principal fato quanto a esse tipo de evento é que, de forma geral, ele é posterior ao alcance de metas, à superação de bons resultados. Assim, enquanto a viagem corporativa busca fechar negócios, a viagem de incentivo serve para comemorá-los!
É claro que aqui também há um budget a cumprir, mas os gastos reservados às premiações já devem estar incluídos no planejamento estratégico do negócio, como um valor reservado para as políticas de incentivo estabelecidas.
Para maximizar os resultados, controlando e otimizando seu orçamento, o gestor pode optar por contratar uma empresa especializada na organização desse tipo de viagem, que absorva todas as preocupações a esse respeito da melhor forma possível. Afinal, dada sua expertise, essa empresa consegue encontrar aquelas opções com melhor relação entre custo e benefício para alcançar os objetivos estabelecidos.
Que cuidados tomar em relação ao funcionário?
Cabe lembrar, entretanto, que o funcionário está ligado à empresa em ambas as modalidades de viagem apresentadas — ou a serviço dela, realizando negócios, ou usufruindo de um benefício concedido por ela.
Nos 2 casos, portanto, é essencial promover toda a segurança necessária para que os profissionais passem o período sem dificuldades, transtornos ou sujeitos a qualquer tipo de risco. Assim, desde a escolha do destino como a seleção dos locais de hospedagem e de alimentação devem ser criteriosas.
Como deixar claras as regras para as viagens?
Por questões de segurança mútua, é imprescindível estabelecer uma política de viagens eficiente. Esse cuidado evita desgastes e surpresas desagradáveis tanto para o funcionário como para a empresa. Lembre-se de que há sempre aqueles que acreditam que, já que estão a trabalho, todo gasto é coberto. Mas isso pode jogar um balde de água fria nas suas estratégias!
Uma política de viagens eficiente ajuda a definir quando e por que uma viagem pode ser feita. Ela esclarece que todo deslocamento a trabalho exige uma aprovação prévia e já antecipa os requisitos para sua aprovação. Impede-se, assim, que gestores de equipe ou outros colaboradores com cargos estratégicos simplesmente decidam viajar para fugir da rotina.
São exemplos de questões que podem guiar esse processo:
- a razão para que a viagem seja estritamente necessária;
- a estimativa de retorno financeiro que ela proporciona;
- o orçamento máximo que ela suporta sem prejudicar o retorno calculado;
- a quantidade de viagens prévias feitas para o mesmo cliente ou com o mesmo fim.
Há vários outros pontos que podem ser vistos, de acordo com a realidade da empresa. E nada de pensar que esses são conceitos muito subjetivos para serem colocados na ponta do lápis, viu? Estimulando os funcionários a pensarem sempre de forma prática, o negócio consegue evitar muitos gastos desnecessários, o que volta como benefícios para o próprio time. Afinal, reduzindo custos internos, você pode promover mais viagens de incentivo!
Para saber mais sobre a importância da viagem corporativa e o papel fundamental da viagem de incentivo em seu planejamento estratégico, fique de olho nos conteúdos da Copastur: assine nossa newsletter e receba sempre novas dicas!
