Quais são aqueles itens que simplesmente não podem faltar nas bagagens dos colaboradores em viagens a negócio? Se você já se fez essa pergunta algumas vezes, saiba que não está sozinho. Essa é uma dúvida que surge para muitos profissionais que estão prestes a embarcar (pela primeira ou décima vez) em uma reunião fora do ambiente normal de trabalho.
Para evitar constrangimentos e até prejuízos, é preciso ficar atento a todos os detalhes na hora de preparar a mala e separar os documentos que podem ser necessários em uma empreitada a trabalho. Assim, o colaborador não esquece nenhum item importante! Quer saber mais? Confira agora mesmo 9 dos itens mais essenciais que qualquer funcionário deve levar em uma viagem de negócio!
1. Resumo da política de viagens
Seja para saber qual é o valor máximo oferecido para as refeições diárias ou para lembrar quais notas devem ser apresentadas na volta para a sede, por exemplo, é primordial conhecer a política de viagens da empresa. Como são muitas as orientações passadas de uma vez só, pode ser uma boa recomendar que o funcionário leve uma cópia da política em sua bolsa de mão. Assim, se alguma dúvida surgir, fica fácil fazer uma consulta.
Além disso, também é válido levar separadas as informações sobre o hotel reservado para a estadia, dados sobre os meios de transporte que podem ser usados, além dos nomes das pessoas que podem ser contatadas no local de destino.
2. Cartões de crédito
Se o destino for internacional, é importante correr atrás da liberação do cartão de crédito com antecedência. Dessa maneira, tem-se a garantia de que ele efetivamente funcionará. Ainda é possível optar pela aquisição de um cartão travel money, em que se faz um pagamento prévio para usar o recurso no exterior. O funcionário ainda pode verificar se a empresa trabalha com adiantamento.
3. Recursos tecnológicos para trabalhar a distância
Atualmente, muitas pessoas já usam computadores portáteis com acesso à internet para trabalhar no dia a dia. E especialmente em uma viagem corporativa, esse companheiro não pode ficar de fora! É preciso separar, portanto, um espaço para o notebook na mala de mão, ainda lembrando de levar todos os demais itens necessários para desempenhar as atividades remotamente — como mouse, carregador, token de certificação digital e o que mais for preciso.
4. Passaporte e documentos pessoais
Se o destino do colaborador é fora do Brasil, é importante levar o passaporte válido com o respectivo visto — quando necessário. Para uma viagem à Europa, por exemplo, brasileiros não precisam de visto prévio para permanecer por um período de até 3 meses. Já qualquer pouso em solo norte-americano exige um visto. A empresa deve se certificar que o colaborador escalado para o deslocamento está ciente desses detalhes e está com todos os documentos pessoais em dia.
Além disso, é bom orientar o funcionário para que leve uma cópia do passaporte e dos demais documentos pessoais, além de manter uma versão digital em seu celular ou e-mail. Dessa forma, caso perca algum item, a recuperação será mais fácil. Para viagens nacionais, não é necessário passaporte, apenas documento de identificação com foto, como carteira de motorista ou de identidade.
5. Materiais e documentos da empresa
Qual é o motivo da viagem? É para negociar a venda de algum item, avaliar a estrutura de um local ou discutir sobre questões técnicas? Lembre o colaborador de levar em sua bolsa pessoal quaisquer documentos comprobatórios dessa missão, bem como os materiais necessários para dar andamento a esse propósito.
Afinal de contas, de que adianta chegar ao destino sem os papéis que deveriam ser usados para discutir adequadamente o assunto sem a apresentação do modelo do produto que será vendido? Basicamente, é preciso ser responsável ao viajar representando a empresa, pois o sucesso do negócio passa a depender justamente da atuação do funcionário.
6. Roupas apropriadas
Antes de preparar a mala, o viajante deve verificar quais serão seus compromissos durante a viagem a negócio, avaliando quantas reuniões serão realizadas, quais serão os locais de encontro, se haverá tempo para conhecer a cidade, entre outras inúmeras possibilidades. Diante disso, ficará mais fácil colocar os itens essenciais na bagagem, sem extrapolar o peso máximo permitido.
Se o funcionário terá uma reunião com gestores em um ambiente formal, o mais indicado é levar pelo menos um terno, algumas trocas de camisa, opções de gravatas e sapato social. Para as mulheres, é recomendável levar ao menos um vestido formal e um terninho ou pantalona e camisa, com opções de blazer e um sapato de salto. Também é indicado levar uma roupa mais esportiva para garantir conforto em um passeio ou jantar informal.
7. Bagagem de mão com itens essenciais
Cada passageiro de avião tem o direito de levar uma bagagem de mão pequena. Por isso, esse espaço deve ser bem aproveitado! O funcionário viajando a trabalho deve, portanto, levar aqueles itens mais essenciais consigo, em uma mochila. Aí entram produtos básicos de higiene, uma peça de roupa, equipamentos eletrônicos e seus carregadores. Assim, se algum imprevisto acontecer, como o extravio da bagagem despachada ou uma reunião de última hora, terá acesso a um kit de emergência.
Também é fundamental levar na bolsa de mão alguns medicamentos que podem vir a calhar durante e logo depois do deslocamento, como analgésico, relaxante muscular e sal de frutas. Só lembrando que, no caso de viagens internacionais, é preciso levar prescrição médica para remédios controlados, como ansiolíticos e insulina.
8. Cartões de visita
Na hora de organizar a bolsa de mão, o viajante deve aproveitar para acrescentar alguns cartões de visita. Por mais que hoje em dia existam opções tecnológicas servindo ao mesmo propósito, essa continua sendo uma ótima maneira de se apresentar e ser lembrado por clientes, superiores ou colegas.
9. Adaptadores de tomada
É sempre importante levar adaptadores de tomada em viagens a negócio. E isso vale inclusive para deslocamentos no Brasil, viu? Afinal, o país passou recentemente por uma mudança em seus padrões que pode gerar confusão, já que os equipamentos novos são vendidos com plugues de 3 pinos, enquanto muitos hotéis ainda possuem tomadas de 2 pinos. Além disso, o padrão de tomadas no exterior pode ser muito diferente do brasileiro. Portanto, o funcionário deve ir preparado!
Pronto! Agora você já consegue montar uma checklist com tudo o que os colaboradores devem levar para viagens a negócio. E que tal ajudar quem também passa por esse aperto a cada novo deslocamento? Compartilhe este post em suas redes sociais!
