Uma viagem de última hora sempre é um desafio. Quando falamos especificamente das viagens de negócios, o cenário é ainda mais caótico. Isso porque, no contexto empresarial existem procedimentos de viagens corporativas que exigem a aprovação da viagem, liberação do orçamento de viagem, etc.
Alterações de agenda, reuniões importantes com clientes e imprevistos são alguns dos fatores mais comuns que podem fazer com que uma viagem precise ser organizada às pressas, o que exige dos organizadores eficiência, agilidade e atenção aos mínimos detalhes, para garantir que todos os aspectos essenciais sejam cobertos, mesmo com prazos apertados.
Se você quer saber como organizar uma viagem de última hora na sua empresa, esse post é para você. Continue a leitura para saber como ter sucesso nesta tarefa!
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Entenda o cenário: viagem de última hora é algo comum em sua empresa?
O ideal é que as viagens de negócios emergenciais sejam exceções. Antes de qualquer coisa, é importante avaliar porque a sua empresa precisou organizar uma viagem de última hora.
Se esse fato está acontecendo com frequência, é fundamental investigar os motivos, para tentar evitá-los.
A melhor estratégia é planejar tudo com antecedência, não só devido aos custos, que tendem a ser altos, mas também para que os colaboradores tenham mais tempo para se preparar adequadamente, traçando estratégias efetivas e que levem ao sucesso do negócio.
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Como organizar viagens corporativas de última hora?
Como você já deve saber, no mundo das viagens corporativas, emergências acontecem. No entanto, quanto mais a sua empresa estiver preparada para essas situações, menos problemas e gastos não esperados ela terá.
Confira abaixo alguns detalhes que não podem faltar em um planejamento de viagem corporativa emergencial:
1. Saiba como comprar passagens de última hora
Na organização de uma viagem corporativa repentina, a primeira etapa a ser cumprida é a compra de passagens corporativas. Afinal, essa decisão permite programar o restante da viagem com mais assertividade.
Essa é uma das únicas situações em que é admissível comprar as passagens aéreas de última hora.
Isso implica no fato de que a sua empresa deve ter maior flexibilidade nas buscas, abrindo margens para todas as opções possíveis, tais como diferentes classes de voo, opções de horários, diferentes companhias aéreas para escolher, entre outros aspectos, e com isso, mais chance de obter economia na compra.
Vale lembrar que a data e os horários dos voos são fatores que exercem grande influência na hora da compra das passagens aéreas.
É interessante analisar também as questões dos feriados. Neste caso, os valores do início e término nestas datas comemorativas são maiores.
Segundas e sextas-feiras são dias de maior movimento nos aeroportos e, portanto, costumam ter valores mais elevados.
Voos durante a madrugada e em meio de semana são mais acessíveis. Os horários estão ligados ao destino escolhido.
Em Brasília, por exemplo, terças e quintas são dias de maior procura, o que eleva os preços das passagens aéreas. Já no Rio de Janeiro, segundas e sextas-feiras têm maior fluxo de passageiros.
2. Priorize a praticidade na escolha da hospedagem
A escolha da hospedagem corporativa também pode ser um diferencial para uma viagem de última hora mais produtiva. Quando o hotel fica muito distante do aeroporto ou do local onde o evento ou reunião vai acontecer, o colaborador pode ficar ansioso por arcar com despesas de deslocamento.
Assim, procure por hotéis mais próximos ao local do compromisso, de modo que seu colaborador não perca muito tempo, além de garantir a segurança do viajante.
Dê também preferência àqueles que tenham sala de conferência para marcar reuniões com eventuais clientes, fornecedores ou sócios.
Outra opção é procurar por acomodações próximas a coworking ou espaços compartilhados de trabalho. Esses cuidados otimizam o tempo do funcionário e reduzem o estresse de uma viagem corporativa de emergência.
3. Otimize o tempo do viajante
Quando há o caso de uma viagem de última hora, é comum que o colaborador não tenha muito tempo para organizar os próprios compromissos, o que pode ser bastante estressante. Por isso, é importante que a sua empresa adote procedimentos mais práticos para auxiliá-lo.
Aproveitar o tempo das refeições para negócios pode ser uma alternativa para que as transações sejam feitas em um clima propício para boa conversa e em condições confortáveis.
Portanto, mesmo que esse tipo de reunião gere mais despesas, é provável trazer melhores resultados para seu negócio.
Estipular um prazo inicial e final para os compromissos da viagem também pode ser interessante. Assim não há atrasos, o que contribui para que as tarefas fluam melhor.
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4. Respeite as políticas de viagens
A antecedência é o principal fator para otimizar custos com viagens corporativas. Contudo, em situações de emergência, também é possível manter um bom gerenciamento dos gastos.
Com uma política de viagens corporativas consolidada e eficiente, sua empresa tem alternativas para saber quais são as melhores formas de conseguir o que precisa com melhores tarifas.
Dessa maneira também conseguirá reduzir ruídos de comunicação, definindo procedimentos operacionais para que todos saibam de suas responsabilidades.
O ideal é que essas diretrizes contenham indicações para momentos de emergência, definindo quais colaboradores têm autonomia para solicitar uma viagem de última hora, a quem devem reportar, quais são os limites de gastos, entre outras regras.
Conte com uma empresa especializada
Uma agência especializada em viagens corporativas tem uma equipe de profissionais capacitados para gerenciar as burocracias envolvidas na organização e oferecer as melhores alternativas e sugestões para que seu negócio tenha sucesso, pós-viagem.
Além dessa equipe dedicada ao planejamento e à execução, bem como a experiência com situações extremas e procedimentos de segurança, essas empresas também têm um portfólio e parceria com fornecedores qualificados e homologados, para negociar melhores condições, reduzindo custos e garantindo o controle do budget de viagens.
Esses recursos diferenciados permitem a estruturação de programas para a diminuição de despesas corporativas que atuam, principalmente, na obtenção de melhores tarifas para passagens aéreas.
O acompanhamento da sua viagem também é facilitado com o auxílio de um software de gestão de viagens, o que melhora a construção de relatórios, a obtenção do ROI e o alcance dos indicadores de viagens.
No ambiente corporativo, são comuns as situações em que o gestor ou colaborador precisa realizar uma viagem de última hora. Por isso, contar com uma agência especializada reduz significativamente os potenciais desgastes e prejuízos causados por situações de emergência.
Assim, seus colaboradores se mantêm focados nos negócios a serem feitos e a sua empresa tem mais garantias de que a estrutura para boas transações está bem preparada!
Como a Copastur pode ajudar na organização de viagens de última hora
A Copastur possui mais de 20 anos de experiência na organização de viagens corporativas e uma extensa rede de parceiros, por isso, ela é capaz de encontrar rapidamente as melhores opções de passagens aéreas, hospedagem e serviços adicionais, garantindo que seus colaboradores cheguem ao destino com segurança e conforto.
Além disso, a empresa conta com um serviço de atendimento 24 horas, garantindo suporte em qualquer imprevisto que possa surgir durante a viagem.
Conheça agora mesmo a consultoria de viagens corporativas da Copastur e saiba como podemos ajudar a sua empresa!
