Entre as vantagens das viagens corporativas, pode-se mencionar a possibilidade de levar o nome da companhia para outros locais, capacitar profissionais com cursos presenciais em diversas partes do país ou do mundo e estabelecer novas parcerias.
Desse modo, essa tendência tem ganhado espaço no mundo dos negócios. Ainda assim, em meio a tantas vantagens, não se pode esquecer de que é preciso zelar pelo bem do viajante corporativo.
Para que tudo dê certo, é essencial pensar em um plano de viagem completo e eficaz para o colaborador. Assim, é preciso identificar os possíveis riscos e organizar cada etapa dessa “missão”, prestando atenção nos detalhes.
Para saber quais são os principais riscos e como lidar com eles, continue a leitura!
1. Fique atento às mudanças climáticas
Um dos primeiros cuidados a serem tomados envolve verificar a previsão do tempo. O clima em diferentes locais pode variar muito, até mesmo de uma cidade para outra. Por isso, pesquisa sobre o clima do destino, compare com datas de anos anteriores e, quando estiver mais perto da viagem, observe a previsão do tempo. Assim, o viajante pode se preparar para qualquer possibilidade.
Além disso, fenômenos da natureza, como chuva ou neve, por exemplo, podem desordenar o trânsito e os voos, gerando atrasos significativos. Caso algumas dessas intercorrências estejam previstas, calcule os compromissos, reservando aos trajetos alguns minutos — ou horas, dependendo do caso – a mais.
2. Não se esqueça das doenças epidêmicas
O cartão de vacinação do viajante corporativo está em dia? Já analisou como você deve protegê-lo de doenças, sobretudo daquelas que estão afetando fortemente o destino do colaborador? Já pesquisou as questões de saúde locais e como elas estão sendo controladas pelas autoridades?
Em algumas situações, somente as vacinas dão conta do recado. Em outras, quando elas não são uma opção, pode ser necessário fazer um guia de como evitar a contaminação, com uma lista de cuidados básicos.
Caso a situação seja muito grave, talvez o melhor seja programar uma data diferente para a viagem, quando a epidemia estiver controlada.
3. Pesquise as mudanças políticas
Como o viajante corporativo vai atravessar as fronteiras? Você já parou para averiguar as políticas de cada país em relação à imigração, sobretudo em viagens de negócios? Conheça as regras fiscais de cada localidade para que não haja várias surpresas depois.
Faça isso todas as vezes em que planejar uma viagem corporativa internacional, mesmo que ela seja para um local já bastante conhecido por você. Caso contrário, alguma transformação pode passar batida, colocando a empresa em uma situação desagradável e resultando até mesmo em grandes prejuízos financeiros.
4. Controle bem os gastos
Viagens corporativas e despesas são duas coisas que andam juntas. Porém, isso não quer dizer que a empresa pode ou deve dispensar grandes quantias nessas ocasiões. Com um bom planejamento, é possível investir menos do que se espera, com a mesma qualidade em diversos serviços.
Separe um tempo para verificar as melhores opções de transporte, hospedagem e alimentação. Os preços podem variar bastante de uma data para outra. Quanto maior a antecedência nesse passo, maiores também são as chances de se conseguir produtos e serviços a bons valores. Não deixe nada para a última hora, sob o risco de acarretar custos desnecessários para a companhia.
Leia também o post sobre orçamento de viagens corporativas
5. Viabilize boas formas de comunicação para o viajante corporativo
A tecnologia, nos dias de hoje, é uma grande aliada das empresas dos mais diferentes ramos. Por meio dos atuais recursos disponíveis, é possível agilizar processos, ter mais segurança no dia e a dia e obter uma comunicação muito mais eficiente. Para isso, porém, é necessário fazer uma boa utilização dessas facilidades.
Use essas ferramentas da melhor forma possível. Estabeleça como serão as formas de contato do colaborador com a empresa, os horários mais adequados para isso e disponibilize profissionais para atendê-lo continuamente, na solução de problemas e conflitos.
Por fim, não se esqueça de calcular bem os custos e de procurar por opções que ofereçam qualidade e bom preço ao mesmo tempo.
6. Pense que existem os imprevistos
Mesmo com todos os cuidados, episódios não previstos podem acontecer durante as viagens corporativas. Alguns deles são até mais comuns, como perda de documentos e de recursos financeiros, dificuldades para encontrar algum local específico do destino, entre outros.
Tenha uma solução estabelecida para cada uma dessas ocorrências que são mais previsíveis. Além disso, esteja também preparado para situações que podem fugir do controle em um primeiro momento. Estar vigilante é um passo importante para saber lidar bem, emocionalmente e profissionalmente, com os conflitos que porventura apareçam pelo caminho.
7. Estabeleça horários de trabalho e de descanso
Por mais que as obrigações sejam diversas, é necessário definir os horários de atuação e aqueles que serão reservados para o descanso. Se essa medida não for tomada, o resultado pode ser bem contrário ao que se espera: baixa produtividade, devido ao estresse e cansaço da viagem.
Pense em metas que sejam realistas e defina cronogramas que prezam pelo bem-estar do viajante corporativo. Com essa ação simples, será possível contar com um colaborador bem mais organizado e focado no que, de fato, precisa ser feito.
8. Não desista
Muito embora as viagens corporativas sejam capazes de apresentar bons resultados, as despesas e os imprevistos podem desmotivar gestores a fazer esse investimento. Não permita que isso aconteça!
Levar o nome da companhia para eventos e treinamentos externos não somente a torna cada vez mais conhecida, como faz com que ela se mostre verdadeiramente atuante no mercado. Além disso, vários negócios podem ser fechados por meio dessa ação. Por isso, planeje bem e mostre todo o potencial da organização para o país e para o mundo.
A identificação desses problemas por parte das organizações só é possível quando se olha atentamente para cada passo das atividades do viajante corporativo. O aprendizado com experiências anteriores também é importante. Por essa razão, atualize a política de viagens da sua empresa e tenha uma programação eficiente.
Agora que você está por dentro do assunto, que tal compartilhar este artigo nas suas redes sociais para alertar os colegas sobre os principais cuidados a serem tomados em uma viagem corporativa?
