A Visita técnica é uma das principais atividades realizadas no planejamento de eventos e permite que os organizadores tenham uma compreensão aprofundada do espaço e das condições em que a atividade será realizada.
Essa análise prévia é essencial para garantir que todos os detalhes logísticos sejam planejados com antecedência, minimizando riscos e imprevistos no dia do evento. Além disso, a visita técnica facilita a comunicação com os fornecedores e parceiros, assegurando que todos estejam alinhados quanto às expectativas e necessidades específicas do evento.
Neste artigo, você vai conferir os principais segredos para o sucesso de uma visita técnica e o checklist com as ações que não podem ficar de fora. Confira!
O que é visita técnica
A visita técnica é uma atividade organizada com o objetivo de proporcionar uma experiência prática e aprofundada em determinado local ou setor de interesse, permitindo que os participantes observem diretamente o funcionamento de operações e processos.
Quando falamos especificamente de visita técnica em eventos, nos referimos a uma inspeção detalhada do local escolhido para a realização do evento, com o objetivo de avaliar se o espaço atende a todas as necessidades e requisitos do projeto.
Durante a visita, profissionais especializados analisam diversos aspectos, como a capacidade do espaço, a infraestrutura disponível (som, iluminação, banheiros, cozinha), a acessibilidade, a segurança, e a compatibilidade do local com a temática e o formato do evento, além da adequação aos requisitos do evento em termos de decoração e mobiliário.
Importância da visita técnica em eventos
A visita técnica permite ajustar detalhes do projeto, prever e solucionar possíveis desafios, garantindo que o evento ocorra conforme o planejado e dentro dos padrões de qualidade esperados.
Durante a análise, a equipe pode avaliar detalhes importantes como a infraestrutura do local, a capacidade de carga do piso, a disponibilidade de tomadas, a acústica do ambiente e as condições de iluminação. Além disso, é possível ver a acessibilidade do local, a localização de saídas de emergência e a compatibilidade com os equipamentos que serão utilizados.
Outros detalhes que também podem ser avaliados são: o acesso ao espaço, existência de estacionamento, como seria o fluxo de pessoas e as áreas de apoio.
Ao realizar essa inspeção, a equipe pode alinhar a logística do evento e a decoração ao projeto, garantindo que todos os recursos necessários estejam disponíveis para que o evento ocorra de forma organizada e sem contratempos.
Como fazer uma visita técnica de eventos
Para realizar uma visita técnica de eventos de forma eficiente, é essencial seguir um roteiro organizado que permita avaliar todos os aspectos relevantes do local. Abaixo listamos os principais passos:
1. Agende a visita
Agendar a visita técnica com antecedência é fundamental para garantir que todos os aspectos do local possam ser avaliados adequadamente. Ao entrar em contato com os responsáveis pelo espaço, é importante escolher um horário que permita explorar o local sem pressa, preferencialmente em um dia e horário em que não haja eventos programados.
Isso proporciona uma visão mais clara das instalações e permite uma conversa mais detalhada com os gestores do local.
Além disso, ao agendar a visita, informe-se sobre a duração estimada e se há algum material informativo disponível que possa ser revisado antes da visita, como plantas do espaço ou detalhes sobre serviços oferecidos.
2. Crie um checklist completo para sua visita técnica
Ter uma lista estruturada ajuda a garantir que nenhum aspecto importante seja esquecido durante a visita e facilita a comparação entre diferentes locais caso você esteja considerando mais de um espaço para o evento.
Veja a seguir um checklist que preparamos para que sua visita técnica seja impecável.
Checklist visita técnica de eventos
- A localização e rota;
- Se o espaço atenderá a quantidade de pessoas previstas e se elas terão facilidade de locomoção durante o evento;
- A quantidade de banheiros e se os convidados com alguma necessidade especial poderão usá-los com segurança;
- Saídas de emergência de fácil acesso e que estejam bem-sinalizadas;
- A quantidade de pontos de energia elétrica – seja 110 ou 220 volts – espalhadas no espaço são suficientes para todos os equipamentos eletrônicos e se estão nos locais previamente determinados no projeto;
- Há possibilidade de usar geradores durante o evento;
- O tipo de conexão wi-fi do local, que precisa ser de alta velocidade;
- Informações referentes a serviços, como: fotos, inspeção, instalação e manutenção de equipamentos;
- Questões de conformidades e não conformidades;
- Decoração;
- Verificação dos fornecedores.
3. Realize a Visita
Durante a visita técnica, é importante ser metódico e atento aos detalhes. Comece explorando todas as áreas do local, prestando atenção à configuração do espaço e à sua adequação ao tipo de evento planejado. Além disso, atente-se a pontos como:
Dimensões e Capacidade do Local
Ao chegar ao local, a primeira tarefa é verificar as dimensões físicas e a capacidade de público. Isso garante que o espaço possa acomodar confortavelmente o número de participantes esperados, sem comprometer a segurança ou o conforto.
A medição precisa do espaço permite ajustar o layout, seja para eventos com áreas de recepção, palco, mesas, pista de dança ou qualquer outra configuração. Além disso, a capacidade oficial do local deve ser respeitada de acordo com normas de segurança e leis locais, como o Corpo de Bombeiros.
Essa verificação ajuda também a determinar a disposição do mobiliário e a calcular a necessidade de áreas de apoio, como espaço para catering, estacionamentos ou bastidores para staff e equipamentos.
Coloque a segurança como prioridade máxima
O bem-estar dos participantes de uma confraternização, de uma feira ou de um show é um item que deve ser analisado com muito carinho pelos organizadores. Afinal, a prevenção é fundamental para evitar que qualquer incidente acabe prejudicando a saúde das pessoas ali presentes.
Imagine se sua empresa promove um seminário para os funcionários em um cerimonial e surge um princípio de incêndio. Nesse caso, o ideal é que as saídas de emergência sejam de fácil acesso e bem sinalizadas, para que os convidados consigam deixar o local rapidamente, correndo menos riscos de sofrer algum acidente.
Por isso, a localização das saídas de emergência e os planos de evacuação devem ser minuciosamente avaliados para garantir que estão em conformidade com as normas de segurança vigentes.
Esse cuidado evita problemas legais e garante a segurança de todos os presentes, sendo um dos pontos-chave que não podem ser ignorados em qualquer tipo de evento corporativo.
Acessibilidade do local
A acessibilidade é um fator indispensável na escolha de um espaço para eventos, especialmente quando se espera a presença de pessoas com mobilidade reduzida ou portadoras de deficiência.
Durante a visita, é importante verificar a presença de rampas, elevadores, banheiros adaptados, e o fluxo de acesso para todos os participantes.
É importante realizar perguntas como: as pessoas terão facilidade de se deslocar durante o evento? Os banheiros podem ser usados por portadores de deficiência física com a devida segurança?
Se você respondeu sim para essas 2 perguntas, o local provavelmente é adequado para receber os convidados. Por outro lado, se a resposta a qualquer desses questionamentos for negativa, é melhor procurar outro lugar.
Analise a distribuição dos materiais
Imagine que você está organizando uma feira ou um evento com estande. Para evitar problemas, verifique logo na visita técnica se existe uma área separada onde os fornecedores podem deixar os materiais a serem usados para a montagem. Também é necessário saber o tempo disponível para a estrutura ser desmontada.
Essas medidas facilitarão bastante o trabalho da equipe responsável pelos estandes, fazendo com que o cronograma de atividades seja respeitado. Acredite: qualquer erro de cálculo aqui pode gerar prejuízo para os organizadores.
Infraestrutura Elétrica e de Conectividade
A infraestrutura elétrica é outro ponto crítico a ser inspecionado durante a visita técnica. É essencial verificar a quantidade e a localização de pontos de energia e avaliar se são suficientes para suportar todos os equipamentos necessários, como som, iluminação, projeção, e até o catering, que pode demandar eletricidade para manter alimentos refrigerados ou aquecidos.
Se a infraestrutura existente não for adequada, a organização deve prever a necessidade de geradores ou de reforço na instalação elétrica.
A conectividade também é importante, especialmente para eventos corporativos que dependem de internet estável para apresentações ou interações online.
Hoje em dia, as pessoas querem acessar a internet o tempo todo. Assim, é simplesmente inadmissível que um evento renomado não tenha uma conexão wi-fi de alta velocidade e boa disponibilidade. Checou esse ponto na visita técnica e viu que o local não tem uma rede de boa qualidade? Então procure os serviços de um provedor!
Avaliação do Sistema de Climatização
Durante a visita técnica, deve-se verificar o sistema de ar-condicionado ou aquecimento, se o evento ocorrer em um local fechado. Para eventos ao ar livre, é importante considerar a contratação de climatizadores ou aquecedores, dependendo das condições climáticas.
Avaliar o sistema de ventilação e prever soluções para dias muito quentes ou frios garante que o ambiente esteja confortável para todos os presentes, evitando que extremos de temperatura afetem a experiência do público.
Verificação da Infraestrutura de Som e Iluminação
Durante a avaliação, é importante verificar as condições da infraestrutura oferecida pelo local. Isso inclui a qualidade dos equipamentos, a disposição dos pontos de luz, e a acústica do espaço, principalmente se o evento envolve apresentações ao vivo ou palestras.
Se a infraestrutura não for adequada, será necessário contratar fornecedores externos para suprir essas necessidades.
A visita técnica permite antecipar problemas como ecos, interferências ou áreas mal iluminadas, garantindo que o planejamento de cenografia do evento e ambientação esteja alinhado com os objetivos da ação.
Planejamento do Layout e Distribuição do Espaço
Com base nas dimensões e características do local, é fundamental planejar o layout do evento. Isso envolve decidir onde ficarão áreas como palco, mesas, pista de dança, recepção e áreas de circulação.
A distribuição do espaço deve ser feita de forma a facilitar o fluxo de pessoas, evitar aglomerações e garantir que todos os participantes tenham uma boa experiência visual e auditiva do que está acontecendo.
Durante a visita técnica, o planejamento do layout pode ser ajustado ao observar características específicas do local, como pilares ou desníveis, que podem interferir na visão ou no trânsito dos participantes.
Veja se é possível modificar o ambiente
Pense na famosa festa de fim de ano da empresa, um momento especial não só para muitos funcionários, mas também para a marca. Não seria frustrante se uma simples falta de atenção colocasse tudo a perder? Como você com certeza não quer passar uma imagem de desorganização para os colaboradores, é importante analisar se o local do evento tem condições de ser modificado.
Se a confraternização da empresa acontecer em uma área ao ar livre, seria possível fazer ajustes no caso de cair uma chuva? Nessa situação, seria preciso armar tendas, por exemplo, para deixar os participantes mais à vontade e viabilizar o que foi programado. Observar esse detalhe durante uma visita técnica é essencial.
Facilite a avaliação dos detalhes
Se você chegou até aqui, já entendeu que são muitas as informações que devem ser coletadas durante uma visita técnica. Para não se confundir ou esquecer algum detalhe, é bom levar alguns itens para facilitar seu trabalho. Então monte um kit para visitas técnicas que contenha os seguintes recursos:
- caderno de anotações e caneta;
- máquina fotográfica digital;
- lanterna;
- trena.
Também é recomendado usar um sapato confortável para se deslocar com facilidade, checando cada cantinho. E procure levar uma espécie de roteiro com perguntas para não se esquecer de nada e, assim, ter mais condições de tomar uma boa decisão.
Registro Fotográfico e Anotações Detalhadas
Durante a visita registre o máximo de informações possíveis para facilitar o planejamento posterior. Tirar fotos detalhadas de cada área e fazer anotações sobre questões estruturais, limitações e possíveis ajustes ajuda na comunicação com a equipe organizadora e fornecedores.
Esse material visual é útil para a criação de plantas e simulações de layout, além de servir como uma ferramenta de consulta rápida para a tomada de decisões.
O registro fotográfico também permite revisitar virtualmente o espaço sempre que houver necessidade de ajustar o planejamento sem a necessidade de novas visitas ao local.
4. Organiza as observações
Após a visita, é fundamental compilar todas as observações feitas durante o passeio em um relatório claro e organizado. Este documento deve sintetizar as informações coletadas, destacando os pontos fortes e fracos do local em relação às necessidades do evento.
Inclua fotos relevantes e qualquer material adicional fornecido durante a visita.
5. Faça uma reunião de alinhamento após a visita
Após a visita técnica, é importante realizar uma reunião com a equipe organizadora para discutir os achados e alinhar as próximas etapas. Nesse momento, devem ser identificados eventuais problemas e soluções, além de ajustes no cronograma e nas demandas dos fornecedores.
Essa reunião é o momento ideal para redefinir expectativas e garantir que todos os envolvidos estejam cientes das condições reais do local, permitindo ajustes nos orçamentos, contratações e logística.
Essas são algumas dicas sobre visita técnica. Existem muitos outros quesitos a serem avaliados. Portanto, se quiser garantir o sucesso do seu evento, vale contratar uma equipe profissional como da Copastur que oferecerá consultoria e gestão personalizada. Além de otimizar o tempo, esses especialistas ainda vão te ajudar na redução de custos da empresa.
Como a Copastur pode ajudar na organização do evento
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